News information : Système de registre des ventes

Étant donné ce que nous nous attendions à trouver dans le grand livre des ventes, nous pouvons dire que la saisie de données typique dans le système du grand livre des ventes est la suivante.

changements

• Changements dans les détails du client, changement de l'ancienne adresse, changement de limites de crédit, etc.

• Présentation de nouveaux clients

• Suppression des anciens clients "inactifs"

Détails de la transaction concernant:

• Opération de vente, pour la facturation

• Paiements clients

• Notes de crédit

• Ajustements (éléments de débit ou de crédit)

Certains livres de vente informatisés produisent des factures afin que les données de vente de base puissent être saisies dans le système. Mais d'autres entreprises peuvent avoir un module de facturation spécialisé de sorte que le paquet de livres de vente ne devrait pas produire de factures. Les détails de la facture sont déjà disponibles (grâce au module spécialisé) et saisis dans le système de grand livre des ventes plutôt que des données de vente de base.

Processus dans un système de registre des ventes

La principale action impliquée dans la mise à jour du livre de vente est de modifier le montant restant dans le compte client. La façon dont le montant est modifié dépend des données saisies. Lorsque le traitement commence, le solde du compte est appelé solde à terme. Une fois le traitement terminé, le solde du compte est appelé solde à terme. Ces termes sont souvent abrégés pour avancer et rattraper leur retard.

Ce qu'un ordinateur fait est d'ajouter ou de soustraire tout ce que vous dites de la balance b / f et de vous retrouver avec une balance à terme. Cette méthode de mise à jour des comptes clients est appelée méthode du solde à terme.

La plupart des systèmes offrent également aux utilisateurs la méthode ouverte de traitement des données, ce qui est beaucoup plus pratique. Avec cette méthode, l'utilisateur identifie des factures spécifiques et crédite des paiements individuels contre des factures spécifiques. Les retards de paiement sur les factures individuelles peuvent être identifiés et suivis. Le solde impayé des clients est le montant des éléments en suspens ouverts. La méthode des postes ouverts suit les meilleures pratiques comptables, mais elle prend plus de temps que la méthode du solde à terme.

Produits d'un système de carnet de vente

Les produits typiques d'une librairie de vente informatisée sont les suivants.

• Liste des livres quotidiens. Une liste de toutes les transactions publiées quotidiennement. Cela fournit une piste d'audit, c'est-à-dire. sont des informations que les auditeurs d'entreprise peuvent utiliser lorsqu'ils font leur travail. Le groupe total et le contrôle seront inclus dans la liste.

• Les factures. (si le colis est celui censé produire des factures)

• Déclarations. Relevés du mois dernier pour les clients.

• Liste des débiteurs seniors. Il est produit avec une sécurité mensuelle.

• Rapport d'analyse des ventes. Ceux-ci analyseront les ventes par codes d'analyse des ventes dans le fichier du carnet de vente.

• Des lettres rappellent aux débiteurs. Des lettres peuvent être produites automatiquement pour suivre les payeurs en retard lorsque la date d'échéance expire sans recevoir de paiements.

• Listes de clients (ou peut-être une liste sélective). La liste peut être imprimée sur des autocollants, pour l'envoi de lettres de clients ou la fabrication de documents.

• Répondre aux questions. Vous pouvez sortir sur un écran vidéo plutôt que sur papier pour des réponses rapides aux questions des clients.

• Quitte le fichier disque dans d'autres modules. Par exemple, dans le module de gestion des stocks et le module du livre nominal, s'ils sont également utilisés par l'organisation et que le package n'est pas intégré.