News information : Comptabilité avec éclairage extérieur

Les comptes créditeurs seraient faciles s'ils n'étaient pas pour tout le papier, comme vous le dira toute personne travaillant dans la région. Les systèmes de comptabilité manuels sur papier sont la pierre d'achoppement des départements d'entreprise d'AP depuis des décennies.

Même le système AP le plus rigoureusement organisé présente de nombreuses possibilités de problèmes, notamment des factures perdues ou égarées; enregistrement incorrect des données manuelles; perdre du temps à choisir et remplir du papier, ou à essayer de trouver des bons de commande correspondants. Tout cela conduit à un traitement lent, ce qui peut affecter directement la réputation financière de l'organisation auprès des partenaires et des fournisseurs. De plus, les systèmes manuels PA rendent presque impossible de répondre aux exigences réglementaires et de conformité de Sarbanes Oxley, IFRS et autres pour une traçabilité et une audibilité complètes des documents.

Dans l'ensemble, c'est une recette pour une chasse au papier infructueuse. Jeter la main-d'œuvre dans le problème n'est pas une solution viable. Plus de personnes signifie plus de factures traitées & # 150; mais les coûts d'emploi et de main-d'œuvre sont importants pour un personnel aussi qualifié, ce qui limite l'expansion de la fonction d'AP. En moyenne, un employé PA à temps plein peut traiter environ 8500 factures par an à l'aide de processus manuels. Cependant, les entreprises de classe mondiale peuvent traiter plus de 80 000 factures par personne & # 150; une grande étape dans l'efficacité.

Interrupteur à curseur

Alors, comment peut-on décupler la productivité? & Il s'agit simplement d'automatiser autant d'aspects que possible de la fonction PA. Les coûts réels impliqués dans l'AP sont les heures de travail impliquées dans les tâches manuelles, y compris: la recherche de bons de commande et des enregistrements bien reçus; vérifier et faire correspondre ces derniers; saisie manuelle des données dans les principaux systèmes commerciaux tels que l'ERP; validation manuelle; le traitement de factures complexes pouvant inclure le contrôle des accords de niveau de service, etc.

Des dépenses encore plus importantes sont engagées dans des tâches telles que l'enregistrement à long terme et la conservation des documents, le roulement du personnel et les systèmes d'apprentissage pour les nouveaux employés. Si ces tâches peuvent être automatisées, le personnel comptable peut être réaffecté à des rôles plus stratégiques tels que l'analyse des données et ne pas être impliqué dans des pistes papier chronophages.

Le but ultime est parfois appelé comptabilité & # 147; lumière de sortie (http://www.dvtl.co.uk/index.pl?art=14)” & # 150; en d'autres termes, éteindre les lumières lorsque le travail se poursuit automatiquement. Et bien qu'il ne soit toujours pas possible d'éteindre l'interrupteur d'éclairage tout le monde le temps, les solutions de collecte et de traitement des données de la dernière génération de factures génèrent réellement des gains de productivité allant jusqu'à 1000%, contribuant à faire de AP un centre de profit et non un centre de coûts.

Examinons de près comment cela peut être réalisé. Nous utiliserons un exemple concret du département AP d'une grande entreprise de négoce sous licence, qui a entrepris une migration progressive du traitement manuel sur papier au traitement entièrement automatisé des factures.

Lever un verre sur l'automatisation

DrinkCo est une entreprise basée au Royaume-Uni qui possède plusieurs chaînes de pub bien connues. En tant que l'un des plus grands opérateurs de pub au Royaume-Uni, la société traite 600 000 factures par an. En tant qu'utilisateur de Comptes Peunitiesoft (maintenant Oracle), DrinkCo souhaitait mettre en place une solution de capture de factures (http://www.dvtl.co.uk/index.pl?art=31) pour apporter des données financières clés directement à la solution de Peunitiesoft et accélérez le traitement.

Le retour sur investissement étant un facteur majeur dans la décision de déploiement, DrinkCo a entrepris un exercice de validation de principe avec Digital Vision (http://www.dvtl.co.uk) qui a démontré que le retour sur investissement était possible en quelques mois plutôt qu'en plusieurs mois. années.

La preuve de concept était basée sur une solution de capture de factures de Paradatec, intégrée à des extraits de données du système Peunitiesoft afin que les factures puissent correspondre aux bons de commande et aux marchandises de prise de notes. Cela a démontré que des niveaux élevés de précision étaient possibles avec la capture de données sur la plupart des factures reçues.

Avant l'optimisation du processus de capture, la capture des données sur le total des factures était de 73%. En se concentrant sur les factures des fournisseurs à volume élevé, ce chiffre a atteint près de 100%. En outre, le processus a prouvé que le système d'intelligence artificielle fonctionnait indépendamment de la soumission de facture et que le moteur de facturation et les règles de l'IA pouvaient être adaptés pour gérer différentes soumissions de factures ou celles de nouveaux fournisseurs.

À l'issue de la validation de principe, Digital Vision a fourni à DrinkCo une spécification détaillée pour intégrer la solution de capture Paradatec, l'authentification SpeedKey et le traitement des factures Contempus avec les comptes Peunitiesoft, avec des images de facture stockées dans un référentiel Content Manager d'IBM.

En direct

Lorsqu'on leur a donné le feu vert pour poursuivre le projet d'automatisation, des pressions supplémentaires ont fait monter la tête. L'un des bureaux de DrinkCo & # 146; a dû fermer et le travail a été transféré à son siège social dans les Midlands. Cela signifiait également des licenciements parmi le personnel d'AP & # 150; qui a exercé une pression supplémentaire pour rendre le système de traitement automatisé des factures opérationnel le plus rapidement possible. Alors que le personnel partait, une réserve de factures était en cours de constitution.

La solution a été réglée en seulement 8 semaines. L'arriéré des 4 500 factures établies pendant le départ du personnel n'a été traité que par quatre employés qui ont vérifié et corrigé l'arriéré en moins de trois jours. Dans son système précédent, la suppression d'un arriéré de taille similaire aurait pris 12 employés en 10 jours & # 150; démontrant clairement les économies potentielles de temps et de main-d'œuvre avec une solution automatisée et une distribution immédiate du retour sur investissement. L'équipe PA continue avec quatre membres du personnel de validation, et le projet a obtenu un retour sur investissement initial en seulement 8 mois.

Planification du calcul des lumières

En plus de montrer le retour sur investissement potentiel de l'automatisation, le processus suivi par DrinkCo est un excellent exemple de la façon dont les entreprises peuvent planifier leur transition vers les lumières informatiques. Tout d'abord, évaluez la solution de capture de factures et, si possible, dirigez un pilote pour vous assurer que les factures peuvent être capturées pour traitement avec une précision de près de 100% et des niveaux d'automatisation élevés. Cela crée l'entonnoir & # 145; pour un traitement automatisé et aide à déterminer les chemins de workflow suivants.

Deuxièmement, intégrez la capture aux principaux systèmes commerciaux pour automatiser la correspondance des factures avec les documents justificatifs, tels que les bons de commande, et pour mettre en évidence les exceptions (par exemple, les factures sans commandes) qui doivent être escaladées dans le flux du travail d'un membre du personnel autorisé. Ce flux de travail doit être régi par des règles spécifiques à l'entreprise pour permettre au personnel de l'AP de gérer le traitement des factures, à l'exception de l'utilisation de & # 150; libérer le personnel pour effectuer des tâches plus stratégiques.

Troisièmement, utilisez un système d'automatisation des factures, qui garantit que chaque transaction, modification et mouvement des données est entièrement contrôlé, fournissant des preuves irréfutables pour chaque processus et non sanctionnées. Le registre doit être tenu avec la version électronique de la facture pour donner une visibilité complète de l'itinéraire de la facture & # 146; s à travers l'organisation. Ces preuves atténuent les pressions d'audit qui, à leur tour, peuvent se traduire par une baisse des coûts d'audit.

Compte tenu des preuves convaincantes du retour sur investissement de l'automatisation des AP, ce n'est pas le cas si vous & # 146; vous pourrez parfois allumer les lumières, mais si vous ne pouvez pas vous le permettre.